Ihre Mandantenregistratur im Internet
Ein Thema prägt den Alltag in Steuerkanzleien seit vielen Jahren: der Umgang mit Belegen. Die Problemstellungen, die dieses Thema mit sich bringt, sind vielstellig. Mal hat der Mandant einen
Beleg verbummelt, mal sind die Belege chaotisch abgelegt, mal kommen Sie zu spät zur Kanzlei, mal braucht der Mandant sie dringend zurück. Dann hat man wieder vergessen die Unterlagen zu einer neuen Versicherung beizulegen und schlussendlich werden all diese Dinge regelmäßig von A nach B transportiert.
Das kostet Zeit und Geld, Sie und Ihre Mandanten. Dabei ist dieses hin und her bei den heutigen technischen Möglichkeiten überhaupt nicht mehr notwendig.
Die Lösung heisst hmd.NetArchiv. Bildlich ausgedrückt ist das Ihre Mandantendauerakte im Internet. Selbstverständlich sind alle Inhalte zugangsgesichert, passwortgeschützt und systemseitig mit allen Sicherheitsmaßnahmen versehen, die dem Stand der Technik entsprechen. Hier geht es schließlich um höchst sensible Daten.
Wie funktioniert das ganze? Einfach. Die einzige Voraussetzung ist, dass Sie und Ihr Mandant bereit sind, alle Belege einmal einzuscannen. Dafür sparen Sie sich aber auch jede Menge Folgearbeit.
Sie definieren gemeinsam mit Ihren Mandanten, welche Art von Dokumenten im hmd.NetArchiv aufgewahrt werden soll. Das werden mit Sicherheit nicht die Belege der laufenden Fibu sein, sondern eben die Dauerakte. Diese bilden Sie in der hmd-Anwendung einmal ab und geben ihr eine Struktur. Muster dazu erhalten Sie von hmd. Sie hinterlegen, welche Bereiche davon ins hmd.NetArchiv geladen werden sollen. Die von Ihnen erstellte Struktur wird dann per Mausklick ins hmd.NetArchiv übertragen. Gleichzeitig gelangen alle eingescannten Dokumente, die in den von Ihnen zum Upload freigegebenen Bereichen der Dauerakte in der Kanzlei gespeichert sind, ins hmd.NetArchiv übertragen.
Von diesem Moment an passiert alles nur noch bequem online. Wenn Sie dem Mandanten Dokumente im hmd.NetArchiv zur Verfügung stellen, erhält er eine eMail und kann sich einwählen. Stellt der Mandant Ihnen z.B. einen neu abgeschlossenen Leasingvertrag bereit, werden Sie benachrichtigt und können die gescannte Datei automatisch in Ihre Mandantenakte zur weiteren Bearbeitung übertragen.
Zusätzlich zu diesen Funktionen erhält der Mandant ein Schließfach im hmd.NetArchiv. Diesen Speicherbereich kann er mit einem Nummerncode schützen und dort weitere ggf. auch private Dokumente und Unterlagen hinterlegen. Dann ist alles an der selben Stelle abgelegt. Für Ihre Kanzlei hat das hmd.NetArchiv noch einen weiteren Vorteil. So können Sie beispielsweise auch Bereiche für Ihre Sachbearbeiter anlegen und die monatliche Lohnabrechnung dort als pdf bereitlegen.
Details zum hmd.NetArchiv und einen Einblick in die Bedienung erhalten Sie in untenstehender Broschüre.
Broschüre hmd.NetArchiv
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