Digitale Belegerkennung

Belege zwischen Mandant und Kanzlei in digitaler Form auszutauschen ist kein Hexenwerk mehr. Bei hmd gibt es dafür verschiedene Lösungen, z.B. das DatenTransferSystem oder FibuFax. Auf den verschiedenen Wegen gelangen die Dateien vom Mandant in die Kanzlei, damit lassen sich natürlich auch deutlich erkennbare Organisationsvorteile generieren. Was wäre aber, wenn Sie die Belege, die in digitaler Form in Ihrer Kanzlei ankommen, auch gleich noch automatisiert verbuchen könnten?

Genau das erledigt die Digitale Belegerkennung für Sie. Es geht dabei um ein Programm, das Belege an Hand von Erkennungsmustern, die Sie nur ein einziges Mal hinterlegen müssen, wiedererkennt. Zu dem Erkennungsmuster speichert sich das Programm alle Daten, die den Beleg betreffend eingegeben wurden. Andere Daten, wie z.B. den Steuerprozentsatz, errechnet sich das Programm selbst. Das Ergebnis ist eine Importdatei, die Ihnen zur Verbuchung angezeigt wird, wenn Sie die Fibu des betreffenden Mandanten öffnen. Darin sehen Sie alle digital angekommenen Belege sowie den Buchungssatz, den das Programm gebildet hat.

Wenn ein Beleg, z.B. die Rechnung eines neuen Lieferanten, zum ersten Mal geschickt wird, kann das Programm unter Umständen noch nicht viel erkennen. Wir zeigen Ihnen diesen Beleg an. Mit Hilfe eines einfach zu bedienenden Markierungsfeldes hinterlegen Sie, welche relevanten Informationen an welcher Stelle auf dem Beleg stehen. Die Erkennungssoftware kann die Zahlen und Buchstaben in diesen Feldern lesen und somit automatisch Daten an die Buchhaltung liefern. Genau die Daten, die Sie vorher selbst beim Verbuchen eingegeben haben. Wenn Sie das nächste Mal eine Rechnung des neuen Lieferanten erhalten, erkennt die Software bereits alle hinterlegten Daten, Sie müssen die Verbuchung nur noch bestätigen.

Weitere Informationen können Sie auch der untenstehenden Broschüre entnehmen:

 Broschüre Digitale Belegerkennung

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